EtusivuHyvä tietääVaro vanhoja postituslistoja

Varo vanhoja postituslistoja

 Sähköposti on päivittäisissä työtehtävissä lähes kaikille välttämätön väline. Jos sähköposti ei toimi, monen työt tyssäävät siihen. Sähköpostipalvelimen hajoaminen on vakava tilanne, jolla on yleensä pienet tai suuret liiketaloudelliset seuraukset.

Roskaposti on globaalisti suuri ongelma, jonka käsittelyyn ja torjuntaan kuluu paljon resursseja. Spamhaus on maailman laajimmin käytetty palvelu, joka pitää listaa roskapostia lähettävistä palvelimista. Jos lähetyspalvelin joutuu esim. Spamhausin listalle, tarkoittaa tämä käytännössä, että noin 70 % listatun palvelimen lähettämistä viesteistä ei mene perille. Blacklist-listalle joutumisella on yleensä myös aina liiketaloudelliset seuraukset.

CRM-, kanta-asiakas- tai sidosryhmärekisterit

Vuosien aikana yrityksiin on syntynyt erilaisia CRM-, sidosryhmä-, asiakas- tai markkinointirekisterejä. Rekisterit sisältävät erilaista tietoa, jossa monesti mukana on myös sähköpostiosoite. Valitettavan usein sähköpostiosoite on saatu siten, että sen oikeellisuutta ei ole varmistettu mitenkään. Tämän lisäksi rekisteriin kertyneitä sähköpostiosoitteita harvemmin ylläpidetään aktiivisesti. Ei siis ole harvinaista, että esim. CRM-järjestelmästä voi löytyä usean tuhannen tai jopa kymmenien tuhansien henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden ajantasaisuudesta tai toimivuudesta ei ole kenelläkään mitään käsitystä.

Aikapommi on viritetty

Sähköposti on kustannustehokas väline viestintään ja markkinointiin. Mikäli organisaation CRM-järjestelmässä on laaja sähköpostirekisteri, on vain ajan kysymys, kun joku saa idean hyödyntää sitä. Yksittäinen massapostitus organisaation omasta sähköpostipalvelimesta huonosti ylläpidettyyn rekisteriin voi laukaista pommin eli Spamhaus- tai jokin muun Blacklist-listautumisen.

Kutsukaa pommiryhmä!

Jollekin Blacklist-listalle joutuminen ei ole maailmanloppu, mutta sen purkamiseen tarvitaan nöyrä asenne ja luonnollisesti oikeiden toimintamenetelmien tunteminen. Väärällä uhoasenteella "pommin" purkamiseen voi osaamattomalta mennä viikkoja, mutta oikeilla menetelmillä listalta voi päästä pois päivässä tai jopa minuuteissa.

Miten vältyt ongelmilta?

Tärkein ohje on sähköpostirekisterien aktiivinen ylläpito. Rekisterissä oleviin sähköpostiosoitteisiin tulisi lähettää säännöllisesti vähintään kahden kuukauden välein postia järjestelmällä, joka osaa automaattisesti tunnistaa pysyvästi toimimattomat osoitteet, jotka tulisi heti poistaa rekisteristä. Tällä menetelmällä rekisteri pysyy automaattisesti hyvässä kunnossa. On myös hyvä muistaa, että lainsäädäntökin velvoittaa rekisterin ylläpitäjää käsittelemään tietoja huolellisesti.

Mitä jos tietoja ei ole aktiivisesti ylläpidetty?

Mikäli rekisteriä ei ole ylläpidetty ja se on ollut käyttämättä useita kuukausia tai vuosia, pesiytyy sinne 100 % varmasti suuri määrä toimimattomia osoitteita sekä ns. spamtrap-osoitteita. Tämän lisäksi monet sähköpostiosoitteet tai kokonaiset verkko-osoitteet ovat voineet vaihtaa omistajaa, jolloin lähettämäsi postit menevät täysin väärille henkilöille ja tällöin viestisi ovat vastaanottajan näkökulmasta aina roskapostia. Lisäksi osoitteen omistajavaihdoksesta johtuen uusi omistaja voi saada postilaatikkoonsa vanhalle omistajalle kuuluvaa tietoa, joka voi tapauskohtaisesti olla enemmän ja vähemmän arkaluontoista. Tällaisen rekisterin käyttöönotto on erittäin riskialtis operaatio, jossa jopa yksittäinen postitus voi saada aikaiseksi lähettävään palvelimen blacklist-listauksen.

Miten vanha rekisteri saadaan käyttökelpoiseksi?

Mikäli sähköpostirekisteriä ei ole aktiivisesti ylläpidetty sen saattaminen kuntoon muulla kuin ns. Permission Pass menetelmällä on järjettömän suuri urakka ja käytännössä lähes mahdotonta, sillä spamtrap-osoitteita ei voi mitenkään 100 % varmuudella tunnistaa.

Permission Pass menetelmä tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan sitä, että "likaiseen" rekisteriin lähetetään kolme kertaa viesti, jossa vastaanottajaa pyydetään uusimaan aikaisemmin annettu lähetyslupa esim. napsauttamalla viestissä olevaa linkkiä. Tällöin lähetysjärjestelmän tulee luonnollisesti olla sellainen, että se pystyy tilastoimaan osoitekohtaisesti, ketkä ovat napsauttaneet ja täten uusineet lupansa.

Permission Pass menetelmällä rekisteristä saadaan varmasti pois kaikki epäpuhdas aines, jossa tyypillisesti jäljelle jää 50 %, mutta pahimmassa tapauksessa jopa 90 % vanhasta listasta päätyy roskiin.
Kannattaa kuitenkin muistaa, että sähköpostimarkkinoinnin tekeminen huonosti ylläpidetyllä listalla ei ole kenenkään etu ja aiheuttaa 100 % varmuudella enemmän bad- kuin goodwilliä.

Muista siis...

Mikäli yrityksellä on tietojärjestelmissään erilaisia sähköpostirekisterejä tai -listoja, tulee niitä käyttää ja ylläpitää säännöllisesti. Jos kerätyn tiedon tilaa tai historiaa ei tunneta, niin tällöin tällaista tietoa ei tulisi käyttää markkinoinnissa ollenkaan.

Mikäli tiedetään, että tiedot ja lähetysluvat on kerätty oikein (mielellään aina double opt-in menetelmällä), voidaan rekisteri ottaa käyttöön, mutta yli vuoden vanhaan rekisteriin suosittelemme aina Permission Pass -puhdistusta.

Tämä artikkelin on julkaistu 1.5.2014.
Artikkelin kirjoittaja on Websonic Oy:n toimitusjohtaja Toni Jalonen.